Také vás zbytečně zdržuje neustálé vyplňování stejných formulářů, smluv či jiných dokumentů? Základ je vždy stejný, ale potřebujete vyplnit nového partnera, adresu a podobně? Už vás nebaví dělat to vždy ručně? Potřebujete celkově zrychlit zdlouhavý proces zpracování dokumentů? Pak právě vás jistě potěší novinka v myTEAM®, která umožňuje přenášení metadat do dokumentů.

Pokud při nahrávání souboru do DMS vyplníte metadata, stává se z pohledu myTEAM® obyčejný soubor dokumentem. Metadata popisují významné vlastnosti dokumentu nebo záznamu. Množina metadat je určena typem obsahu. Jedná se o jedinečnou vlastnost jako například název, datum pořízení, označení partnera, autora, číslo smlouvy atd. U konkrétního dokumentu pak vidíte metadata dokumentu i metadata záznamu, ke kterému je přiřazen.

V případě přenášení metadat do nové smlouvy je zapotřebí nejdříve vytvořit šablonu smlouvy v myTEAM®. K šabloně pak nahrajete dokument aplikace Word s žádanými metadaty (například vzorovou smlouvu), která se následně propíší do nově vytvořené smlouvy, a vzniká tak nový formulář záznamu. Údaje dokumentů, které byly vytvořeny ze šablony, lze samozřejmě později aktualizovat, například změnit adresu, partnera, IČO a podobně. Výhodné je, že metadata lze pohodlně upravovat přímo ve formuláři záznamu, aniž byste museli otevírat daný dokument.